jak działa system konferia?

Jak działa system konferia?

 

1. Rejestracja poprzez stronę www

rejestracja1Uczestnik zgłasza chęć uczestnictwa poprzez stronę internetową wydarzenia i panel systemu konferia – tutaj podawane są podstawowe dane, wybierany jest rodzaj uczestnictwa, zamawiane są wydarzenia towarzyszące, określana jes forma płatności. Jako podsumowanie, system automatycznie generuje dokument PDF, który należy wydrukować – od razu lub w dowolnym momencie po zalogowaniu na stronie. Zawiera on kod kreskowy będący „przepustką” na konferencję. Poza dokumentem, generowany jest takż obraz w formacie JPG z tym samym kodem, tak aby móc go zapisać w pamięci telefonu/tabletu  bez konieczności wydruku.

2. Na miejscu konferencji

Uczestnik korzysta z samoobsługowego urządzenia rejestracyjnego i posługuje się kodem kreskowym – uprzednio wydrukowanym lub wyświetlonym na ekranie telefonu/tabletu, itp. W przypadku nieposiadania kodu możliwe jest ręczne wpisanie imienia/nazwiska lub numeru rejestracji. Następuje błyskawiczne odszukanie w systemie, kontrola dokonania płatności, rodzaju uczestnictwa – urządzenie drukuje odpowiednie elementy: identyfikator (z właściwym dla formy uczestnictwa layoutem, imieniem, nazwiskiem, kodem kreskowym – wszystko wedle życzenia Organizatora) i/lub inne elementy – imienne zaproszenia na bankiety (jeśli przysługują), kupony, itp. Wszystko błyskawicznie, dokładnie, intuicyjnie.

rejestracja2rejestracja3

3. Kontrolowany dostęp

id_skanOd teraz kod kreskowy na identyfikatorze jest przepustką przy kolejnych punktach identyfikacyjnych. Można się nim legitymować odbierając materiały, upominki, lunche, wchodząc na poszczególne sale, wydarzenia towarzyszące i wiele innych. Wszystkie te czynności są weryfikowane w bazie danych uniemożliwiając nieuprawniony dostęp – np. bez wniesionej opłaty lub wcześniejszego zamówienia. Dodatkowo, każdym z tych faktów zostaje odnotowany w systemie, co zabezpiecza np. przed skorzystaniem wielokrotnym oraz umożliwia bieżący podgląd aktualnego stanu konferencji (ilości materiałów, ruchu uczestników).

4. Certyfikaty

Samoobsługowe urządzenia oraz sekretariat posiadają również opcję druku certyfikatów uczestnictwa. System poza imieniem i nazwiskiem pozwala nadrukować np. odpowiednią ilość punktów edukacyjnych, w zależności od ilości wysłuchanych wykładów, co jest nieocenione w przypadku konferencji medycznych.

5. Po konferencji

Po zakończeniu konferencji nasz system przygotowuje pełne statystyki – dotyczące ilości osób, rodzajów uczestnictwa, wejścia na poszczególne części, ilości wydanych materiałów, lunchy, zaproszeń i każdego innego elementu zgodnie z potrzebami Organizatora.